¡Creemos que con la sobreestimulación a la que nos enfrentamos cada día, evitar perder la concentración durante todo el día laboral es utópico! En nuestra opinión el secreto reside en
gestionar nuestras expectativas y nuestro tiempo de manera realista. Compartimos algunos tips sencillos – incluyendo algunos que comentamos también en el artículo de
Vogue Business
- a incorporar en nuestra rutina:
1/ Todo parte de una buena organización y planificación previa
de cara a los to do o tareas importantes. Es importante saber parar todos los meses y dedicarnos un espacio de (re) organización, haciendo retrospección
sobre el mes que cerramos y definiendo los objetivos del mes que se abre. Este mismo proceso se puede (¡y bajo nuestro punto de vista, ¡se debe!) replicar a nivel semanal.
2/ De esta forma, será mucho más sencillo aterrizar los hitos que queremos realizar cada día dedicando tan solo unos minutos
(preferiblemente a última hora de la tarde o a primera hora de la mañana según nuestro ritmo biológico) para poder empezar la jornada laboral con claridad. ¡Nuestro día será mucho más productivo y viviremos con más paz y serenidad!
3/ Es útil focalizar en las tareas que sí o sí queremos dejar hechas, escoger por ejemplo 3 tareas prioritarias al día.
Y aquí bien merece la pena tener en cuenta espacios de tiempo más amplios de lo que creemos, porque si algo hacemos los seres humanos es calcular normalmente tiempos más cortos y alargar demasiado nuestra lista de to do y después estar estresados porque, ¡no nos da la vida!.
4/ Hay algunas tareas que requieren mucha concentración: preparar una presentación o una propuesta, hacer un estudio, redactar un artículo, estudiar etc. En estos momentos necesitamos poder entrar en el flow, esos huecos del día en los que necesitamos la máxima concentración y disponibilidad para poner el foco. Es decir, fluir sin que nadie nos interrumpa. Cuando las tengamos definidas:
• Planifícalos estratégicamente y comunícalo
al resto de la familia, socios, compañeros, etc… quizá con una señal en la puerta si hay niños pequeños, marcando en el calendario de manera compartida o tratando de establecerla siempre a la misma hora si es posible y así ayudar a crear una rutina y un código que todo el mundo conozca.
• ¡Póntelo más fácil y desactiva las notificaciones
del email, de las RRSS y del móvil!
• Otra cosa que nos ayuda a nosotras mucho en elles Coach es tener en nuestras agendas diferentes colores establecidos
en función de las tareas y de la necesidad de concentración, de herramientas, de colaboración etc.
• Otra opción, es simplemente cambiar de lugar: ¡teletrabajo no rima necesariamente con casa! Sobre todo, si compartimos espacio con parejas, compañeros de piso etc. Nos podemos regalar una hora de flow, en una cafetería tranquila, si el ruido de fondo nos llega a incomodar pongamos música agradable en los cascos para crear nuestra burbuja y dejarnos fluir.
Como lo explicamos a los lectores de
Vogue Business, existen
herramientas muy prácticas y con versiones gratuitas para organizarnos
a nosotros mismos e incluso organizar nuestra colaboración profesional y personal:
Asana y Trello
son muy intuitivas y nos brindan funcionalidades muy interesantes como un sistema de etiquetas (“tags”) y colores.
Dicho esto, en el día a día del teletrabajo hay interrupciones que no podemos proveer
y con las cuales no nos queda más remedio que lidiar. ¿Qué hacemos con ellas? Si llaman a dejar un paquete, por ejemplo, lo más probable es que vayamos a abrir la puerta. ¿Cómo nos volvemos a concentrar?
- Por un lado, volvemos a incidir por aquí lo compartido en la revista de moda nos servirá precisamente haber contado con los llamados “buffers”. Estos espacios de tiempo que nos permiten asumir posibles desviaciones de tiempo en una tarea o proyecto, más amplios de tiempo en la agenda en la planificación, de tal manera que “contemos” con estas interrupciones y no sintamos que vamos todo el rato con la lengua fuera, algo que sin duda nos generará mucho estrés.
- Además, podemos aprovechar a hacer unas respiraciones
entre recoger el paquete y volver a concentrarnos. Para hacer una transición y volver a coger el foco.
- Por otro lado, como salió en la revista
Vogue Business, quizá, esa llamada en la puerta nos permita estirar las piernas, mover el cuerpo, beber agua o
hacer un pequeño descanso que tantas veces se nos olvida
y que tan necesario es para seguir con las pilas cargadas.
- También, desarrollar el autoconocimiento: de nosotros mismos y de nuestro contexto. Por ejemplo, será importante saber si somos más productivos trabajando de mañana o de noche. Probablemente tanto a primera hora como a última tenemos la posibilidad de disponer de franjas horarias con menores distracciones familiares como interacciones laborales. ¿Eres búho o alondra?
- Como lo comentamos en Vogue Business, márcate 3 prioridades cada día. Aquellas que sean importantes y urgentes
que quieres hacer hoy sí o sí, y ve a por ellas. Por supuesto aquí entra lo laboral y lo personal, sepáralo para no confundirte, pon un espacio delimitado a cada rol de tu vida.
- Date recompensas: cada uno tiene las suyas… pero es importante concedernos estos “premios” por el trabajo bien hecho y dejar espacio para la celebración.
- Dedica unos minutos cada 2 horas a levantarte de la silla, estirarte, y darte pequeños paseos por casa
(¡aunque sea a rellenar el vaso de agua!).
- Bebe agua, hidrátate. Parece obvio, pero a veces entre call y call se nos olvida lo más esencial (y acuérdate, el café y el té deshidratan, no hidratan).
- Si todavía te cuesta… ¡aprende a decir que no!
Es parte indispensable para priorizar.
- ¡Se flexible y cariñoso contigo mismo!
Estamos en una época de continuos cambios de planes y la flexibilidad y el sentido del humor son cruciales para adaptarnos. ¿Quién no ha visto desde este confinamiento a niños apareciendo en videoconferencias? ¡Relativicemos!
- Trabaja de la manera más “portátil”
posible: ya sea con el móvil, portátil, etc… esto te dará mucha flexibilidad.
Por ejemplo, hay tareas que podemos hacer en el coche esperando a recoger a los niños del colegio con el propio móvil… otras que requieren de alguien más… y algunas que quiero hacer el día que tenga un estado de ánimo determinado.
Nosotras hemos empezado a marcar en nuestra herramienta de trabajo algunas tareas con la etiqueta “móvil”. Y estas tareas muchas veces las hacemos aprovechando cuando salimos a caminar y hacer ejercicio. ¡Todo vale! Lo importantes es poder parar unos minutos para planificarse.
¡La regla de los 3 minutos!
Que también compartimos en Vogue Business Ante toda tarea que nos llegue de repente nos haremos la siguiente pregunta: ¿la puedo hacer en menos de 3 minutos? Si la respuesta es sí, la hago y me olvido (a parte del chute de dopamina y bienestar por “habérmelo quitado”), si la respuesta es no la vuelco automáticamente a mi lista de To do.
- Multitasking: teléfono, whatsapp, emails, llamadas…. Obviamente necesitamos estar conectados, y además el teléfono hoy en día supone una herramienta de trabajo. Pero es fundamental tener espacios de tiempo en los que estemos focalizados en una sola actividad. ¡Y ojo, porque esto es todo un reto hoy en día!
- Picar a deshoras. Estando en casa y con la nevera cerca las posibilidades de vernos tentados de ir a la cocina se multiplican. Procura ser estricto con tus rutinas de comidas y tener siempre en la mesa agua. Además, sino las infusiones siempre nos darán sensación de saciedad para seguir focalizando en el trabajo y no distraernos con la comida.
- Escuchar demasiado la información del exterior. Sobre todo, en estos días, selecciona muy bien qué momento del día vas a elegir para ver las noticias, escuchar la radio o ver YouTube. Estamos sometidos a mucha información y saber racionarla resulta clave.
- Es importante trabajar por objetivos y saber claramente cuáles son y que se espera de nosotros. Tenemos la creencia (¿limitante?) de que, si no nos ven, no vamos a poder demostrar que trabajamos. Aquí la flexibilidad y el trabajo por resultados resultan cruciales.
- Responsabilidad. Si tú eres capaz de ser responsable con tu tiempo y con tu trabajo el resto de personas también lo son. La cultura de la Confianza es imprescindible para que este nuevo marco de trabajo funcione.
- Háblalo en el trabajo y propón proactivamente posibilidades
para ofrecer una visibilidad u acordar unos objetivos que os parezcan realistas y justas a ambas partes.
Y si no estamos en casa, ¿qué podemos hacer para que nos concentremos en una videollamada de trabajo?
Si no estamos solos en casa, trataremos de que haya el máximo silencio posible siempre que esto sea posible. Para ello:
- Cuidaremos el lugar en el que ocupemos para la video llamada. Si es posible contar con un espacio en el que podamos estar solos mejor.
- Avisar al resto de la familia o convivientes de que vamos a iniciar una video llamada. Simplemente diciéndolo en el momento o mejora aun planificándolo siempre que sea posible. Tal y como decíamos antes, quizá podamos tener un signo en la puerta que todo el mundo en la vivienda identifique como de: no disponible!
- Y en el caso, y solo en el caso, de que haya ruidos y no podamos hacer nada al respecto: poner cascos y activar el mute siempre que no estemos interviniendo
nosotros en la videoconferencia, disculparnos con autenticidad y vulnerabilidad ante el resto de personas asistentes… y si algo nos ha aportado esta situación, es humanizar el entorno laboral, así que relativicemos, si hay un niño pequeño llorando dejar claro que: el niño está atendido, para que de alguna forma todos los asistentes puedan focalizar en el asunto y no dejarse distraer por el ruido de fondo.